我用费了30000张A4纸,才能告诉你文档打印的真理

发表于 讨论求助 2018-12-06 05:48:18

作者:丽诗 
来自:一周进步,全国最受欢迎的青年独立兴趣课堂,每周一场免费训练营。让年轻,轰炸你的每个兴趣点。(公众号ID:weekweekup)


有没有遇到过这样的情况,在开会前需要打印出数十份你准备的资料,可是打印完了之后,却发现印刷出了失误。


于是所有打印的作业都浪费了,我们又得重新打印一遍。既浪费了纸张、碳粉,还浪费了时间。


打印这点小事,为什么总是做不好?你需要以下这些技巧。


【1】文档太多?如何快速预览文档


有的小同学习惯不太好,没有好好地给文档命名。结果每次找文件,他的文档都是一团糟。



一个个打开真的太麻烦了,怎样从一大堆文件中快速找到自己想要的那个呢?


我们可以开启快速预览窗口。


文件资源管理器-查看-预览窗格

(Win7下是组织-布局-预览窗格)


预览窗格的本事可没这么简单,它能够预览的文件格式非常丰富。


不但可以完美预览多媒体文件,它对Office办公文档都有非常好的支持。



不用打开就能查看内容,既方便又节约时间。


 【2】最后一页才几行字,太浪费纸了!


我们从小被教导勤俭节约的美德,看到文档最后一页才几行字,这样打印太浪费纸了,良心不禁隐隐作痛。


如果内容不允许砍掉的话,那就只能是调整页面或文字了。


手动调整太麻烦,有没有什么办法可以一键减少一页呢?


还真有懒人福音。



打印预览编辑模式-减少一页


Word是怎么做到的?其实就是通过略微缩小字号和间距,在尽可能不影响观看效果的原则下,缩少了一页


注意,这个功能平时是隐藏的,可以在上方选项卡任意处右键-自定义快速工具栏,在所有命令找到打印预览编辑模式



如果不能字号实在是不能减小了,可以将页边距缩小,使页面能够放下更多的内容。



【3】打印完还用得着整理纸张?


打印常常遇到一个情况,打出来的第一页会被叠到最底层,最后一页却在顶层,每次一张张的调整页序浪费不少时间,那么我们为什么不反过来打呢?



文件-选项-高级-打印-逆序打印


一份文档要印刷n份的时候,打印机有时候是一份打完重复n遍,有时候又是打了n张第一页,再来打n张第二页直至最后一页。


其实是忽略了一个打印排序的调整。



文件-打印-调整


【4】怎样打印又快又省


其实并不是所有的打印作业都需要输出得那么精美。


如果你的稿件并不是要提交给老板、客户,仅是内部的交流,那么你还可以选择草稿质量来打印。



文件-选项-高级-打印-草稿质量


以比较低的分辨率打印文档,不但降低耗材费用,打印的速度也会提高,清晰度一般不会有什么问题,不会影响正常的阅读。


如果仅仅是想打印出来看看版式、整体效果,那么我们还可以将多个页面打在一版上。



文件-打印-每版打印n页


你所要做的就是根据自己的稿件情况、需求进行调节就好了。这个功能能为你节省很多纸张和碳粉消耗。


即便现在流行移动办公,无纸化办公,纸质文件仍然没有淘汰。


在正式的会议场合、合同文件,或者是需要严格保密的文件,绝大部分时候我们依然使用的是印刷文档。


要是花几分钟学会打印,也不至于造成过多的浪费了。



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